lunes, 30 de septiembre de 2013

Requerimientos básicos del sistema de DP&F - Planificacion de la demanda y Previsiones


En el anterior articulo, el primero de la serie sobre la Planificación de la demanda en el sector minorista-distribución-retail, se explico en forma breve algunos aspectos relacionados con las metodologías de previsión de Top Down y Bottom Up, así como algunas razones por la cual el enfoque “tradicional, el llamado de Arriba hacia Abajo” prevalece en nuestros días  en muchas organizaciones, tal vez por la sencillez y rapidez para los niveles estratégico, en deterioro de las funciones tácticas y operativas, quien finalmente deben ejecutar las necesidades de productos a nivel de tienda ó punto de venta.

En esta segunda entrega, “Requerimientos básicos de un sistema de Demand Planning & Forecasting- DP&F”, describiremos algunos de los desafíos más comunes presentes en el entorno del Retail-Distribución. Desafíos que en ocasiones pueden ser tan desalentadores que retienen la evolución del proceso de planificación de la demanda limitando al mismo tiempo el proceso de avance necesario para una mejora continua y desarrollo del negocio.

En el diseño de estrategias de planificación de la Demanda para minoristas es importante identificar el conocimiento como unos de los desafíos claves de cara a los procesos de planificación de la demanda, en lugar de aceptar como un hecho consumado  de que las soluciones “perfectas” no siempre se presentan, actualmente los avances tecnológicos de los últimos 10 años han creado soluciones que algunas veces fueron consideradas inalcanzables debido principalmente a las necesidades de inversión

Es importante anotar que de por si la planificación de la Demanda en entornos de Retail es ya un gran reto ! tal vez mucho mas que en otras industrias. Los desafíos se encuentran tanto en la naturaleza de sus ventas como en las características del tipo de negocio. A continuación se mencionan algunos de los factores claves que comúnmente generan complejidad a la Planificación de  la Demanda en el Retail:

  • Gran cantidad de SKU y estructura de productos, cientos de miles ó millones de referencia/tienda.
  • Amplio numero de localizaciones y centros de distribución, inclusive internacionales.
  •  Diferentes formatos de comercialización (Super, Hiper, Conveniencia, hard Dicscount, mayorista, etc)
  • Mayor introducción y constante participación de canales online.
  • Stock de exhibición “mínimos” requeridos en las tiendas.
  • El impacto de las roturas en los históricos de ventas.
  • Altas frecuencias y numerosas transacciones pequeñas e inclusive “ceros”
  • Ciclos de vida de productos cada vez más cortos
  • Diferentes patrones estaciónales y/ó irregulares de comportamiento de las ventas por producto.
  • Canibalización de productos en diferentes categorías
  • Alta competencia en el sector con participantes mundiales del retail.
  • Mayor uso del omnichannel como estrategia comercial.
  • Gran actividad promocional, caracterizada por: mas canales de difusión, ciclos de vida cortos, mayor descentralización, diferentes técnicas de marketing , entre otros aspectos.
  • Alta sensibilidad a elementos externos como economía, competencias e inclusive el clima.
  • Cambios de prioridad en los hábitos de consumo continuados. (precio calidad, servicio, cercania)


Estas características particulares en los entornos de la mayoría de los Retailers crean unos requerimientos específicos de sistemas que cada minorista debe estar en capacidad de solucionar y que podrían resumirse en:


  • Un sofisticado (en vez de complejo) sistema automático de pronósticos con la menor manipulación por parte del usuario.   
  • Capacidad de Almacenar, procesar y transferir gran cantidad de datos en le menor tiempo posible. 
  • Facilidad y posibilidad de introducir elementos de inteligencia de mercados como actividades promocionales, competencias, efectos climáticos, etc.
  • Posibilidad de aplicar limpieza de datos, de acuerdo a la fuente y fiabilidad de información, por ejemplo; corregir el efecto stock out. limpiar promociones. 
  • Un proceso de clasificación previa de la demanda, es también un método que ayuda enormemente para la generación de previsiones, ya que permite optimizar enormemente los recursos del sistema. 
  • Un rango de técnicas de pronósticos disponibles para la amplia variedad de patrones de la demanda experimentadas en los negocios del retail (estacional, intermitente, constante, aleatorio, bajo movimiento, etc.)
  • Permitir la selección de modelos de pronósticos cualitativos según un determinado algoritmo de optimización  (Simulación de Monte Carlo, Ajuste de curva, programación lineal, etc.)
  • Permitir la practica de simulaciones What if ?, introduciendo cambios en los escenarios posibles, según parámetros del sistema.
  • Un marco de informes de altísimo rendimiento, acumulación, desagregación, conversión y confección de reportes.
  • Capacidad para Compartir e integrar iniciativas de colaboración entre diferentes roles dentro del negocio.
  • Buena capacidad de gestiones de datos de forma Grafica; sin lugar a  duda el análisis grafico apoya en alta medida la gestión de operaciones.
  • Indicadores de rendimiento del proceso (Kpi´s) que permita identificar tendencias, prioridad, impacto y su correspondiente valor agregado a la organización en términos de ventas, nivel de rotura ó excesos de inventario.
  • Un enfoque de gestión sobre excepciones, que permitan a los planificadores centrarse en aspectos de alto valor agregado ó críticos para la organización.
  • Escalable, que es la capacidad para adaptarse de forma rápida y fiable, al tamaño del negocio.
  • Posibilidad de incluir análisis estadísticos, tecnologías Big Data y análisis comparativo con el Budget de la organización.
  • Opciones que aporten información sobre actividades promocionales, eventos, temporadas, perfiles, etc.

Actualmente existen diversas soluciones tecnológicas que pueden abordar muchos de los requerimientos anteriores y es deber del responsable de esta decisión encontrar el mejor equilibrio entre costo/beneficio para acceder a estas tecnologías, cada vez más necesarias en los entornos empresariales. En la práctica no todos los requerimientos son para todos los clientes, es necesario hacer una evaluación interna para establecer las funcionalidades indispensables y que puede esperar ? y a que costo ?

Tener la anterior información como guía en la selección de una herramienta en DP&F nos será de gran ayuda para cumplir con las expectativas generadas de cara al negocio, apoyando la toma de decisiones en este aspecto.

Muchos saludos y éxitos en vuestras labores.

Humberto Galasso

domingo, 8 de septiembre de 2013

Planificación de la Demanda en Retail; Top Down or Bottom Up ?



Planificación de la Demanda en Retail ; Cual es el mejor enfoque ?

Pocos se atreverían a argumentar que la Planificación de la demanda impacta de forma directa y significativa en la rentabilidad de un negocio  y en especial aquellos que fundamentan su negocio en las ventas Retail.  Solo basta pensar en las ventas perdidas y excesos de inventarios (perdida de ingresos e inversiones innecesarias) como una de las consecuencias mas elementales de un pronóstico “débil”, así que no es difícil comprender el gran impacto de estas decisiones en la planificación, ya que afectan de forma directa lo que mantiene vivo un negocio de venta minorista.

La calidad de las decisiones tomadas por los equipos de Compras, Aprovisionamiento y planificación de ventas  tienen un directo e inedubible impacto en el ROI de la organización y es poco sensato no mejorar de forma constante los elementos disponibles para el desarrollo de esta actividad.

Si bien es cierto el empleo de procesos eficaces de Planificación de la demanda en los entornos del retail son cada vez mas usuales, la mejor aproximación no esta siempre muy clara y esto en cierta forma ha creado barreras mentales para su implementación, asumiendo que solo es aplicable para grandes corporaciones, estructuras complejas, sistemas sofisticados ó personal ultra-especializado, sin lugar son aspectos que pueden “obstaculizar” a cualquier gerente encargado de un proyecto en este campo,
sin embargo la buena noticia es que existen tecnologías y procesos cada vez mas automáticos, flexibles y adaptados a las necesidades de cada  tipo de negocio.

Arriba hacia Abajo – Top Down
Las metodologías de Planificación de la demanda pueden ser divididas en dos grandes escuelas de pensamiento;  de Arriba hacia Abajo (Top Down)  implica desarrollar una planificación de la demanda tipo resumen a un nivel medio, es decir agrupando plataformas, zonas ó regiones, para luego de haber negociado las cantidades, proceder a la asignación ó “impulso” de la demanda de productos y apoyo a las actividades de compras y reposición de las tiendas sin utilizar patrones personalizados.



 De Arriba hacia Abajo es usualmente la selección para los retailers con ciclos de vida de productos cortos e industrias donde la historia tiene poca relación con el futuro ó elevada incertidumbre, tales como la alta moda en ciertas circunstancias, sin embargo esas “circunstancias” pueden verse exageradas con facilidad; pensemos en una marca establecida de camisetas  -  las ventas del años pasado pueden ser un elemento efectivo para predecir las ventas del año siguiente. - incluso donde el pasado no es indicador de ingresos futuros los negocios necesitan aún comprar y reponer un producto con base en decisiones tomadas en algún nivel de la estructura de referencias. Este enfoque facilita pero no ayuda en las decisiones tácticas y operativas del reaprovisionamiento, trasladando las
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neficiencias en la parte inferior de la red, donde nornalmente no permiten hacer uso desagregado de los datos.


Abajo hacia Arriba -  Bottom Up
Por otra parte la metodología de Abajo hacia Arriba, (Bottom Up)  consiste en elaborar las previsiones en el nivel más mínimo de la estructura de producto-tienda  (una referencia en determinada ubicación)  que a su vez apoya la actividad de ejecución y agregación  para atender las necesidades de planificación a nivel superior, permitiendo la movilidad de los datos de forma fiable, rápida y sólida  en sentidos verticales y horizontales de la estructura de producto-localización, estos altos contenidos de exactitud apoyan de forma eficaz la sincronización de las actividades de Compras, ventas y logística.

Al contar con este enfoque de alto detalle y gran potencial de agregación, conversión  (€-Und) y distribución de la información, nos permite hacer un uso muy eficaz y eficiente en decisiones tales como el  aprovisionamiento continuo ya que se cuentan con patrones de la demanda personalizados para cada producto en cada tienda, asegurando que las tendencias y estacionalidad se trabajan de forma especifica para cada localización y no son tratados a todos por igual, permitiendo una mayor flexibilidad, visibilidad y precisión en la cadena de suministro.




En la mayoría de las situaciones las metodologías de planificación de la demanda de Abajo hacia Arriba ofrecen un potencial de mejora  muy superior en el negocio y recientes avances en esas áreas de métodos Bottom up ha tomado grandes impulsos en las empresas lideres del retail  vanguardistas que han visto en esto, amplias mejoras en sus costos, niveles de servicio al cliente y reducción de inventarios principalmente.

Durante las próximas entregas esperamos profundizar sobre las características del entorno del DP en Retail, cualidades de  estos enfoques de DP, así como su efecto en el reaprovisionamiento, capacidad de los sistemas y el diseño del proceso.

Saludos cordiales,

Humberto Galasso
Profesional en Retail, DP&F